huishoudelijk Regelement

Buurtvereniging “Ons Belang”
Afdeling Volkstuinen
Haren

Huishoudelijk reglement volkstuinen

Rechtspositie en doelstelling

Artikel 1.
De Afdeling Volkstuinen is een onderafdeling van de Buurtvereniging “Ons Belang”, die als rechtspersoon fungeert.

Artikel 2.
De Afdeling Volkstuinen stelt zich ten doel het exploiteren van een volkstuincomplex met een blijvend karakter en het bevorderen en behartigen van de tuinrecreatie.

De afdeling tracht deze doelstellingen te bereiken door:

  1. het in huur of erfpacht (in overleg met de Gemeente Haren) verkrijgen van grond welke geschikt is voor het aanleggen van volkstuinen en
  2. de onder lid a genoemde grond beschikbaar te stellen aan leden en buitengewone  leden van de Buurtvereniging “Ons Belang”, hierna te noemen huurders.

Huurders

Artikel 3.
Huurders wonen binnen de dorpsgrens van Haren, ze zijn minimaal 18 jaar oud en zijn lid of buitengewoon lid van de Buurtvereniging “Ons Belang”.

Artikel 4.
Eenmaal per jaar, vóór 1 maart wordt een vergadering van huurders (algemene vergadering) gehouden, waarin het bestuur rekening en verantwoording aflegt over het gevoerde beleid. De huurders worden hiervoor schriftelijk uitgenodigd.

Bestuur

Artikel 5.
Aan het hoofd van de Afdeling Volkstuinen staat het bestuur, dat tot taak heeft de belangen van de afdeling en de huurders te behartigen. Het bestuur is belast met de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen besluiten.

Artikel 6.
Het bestuur bestaat uit 5 leden: voorzitter, secretaris, penningmeester en 2 bestuursleden.
De leden worden op de algemene vergadering gekozen voor een tijdvak van drie jaar. Elk jaar treden volgens een door het bestuur op te stellen rooster enkele leden af. Aftredende leden zijn terstond herkiesbaar.

Rechten en plichten van de huurders

Artikel 7.
Het huren van een volkstuin geldt voor een periode van een jaar (van 1 februari tot en met  31 januari). Het eerste jaar is een proefjaar. Na overleg tussen bestuur en huurder kan de huur een jaar worden verlengd. Vervolgens wordt de huur jaarlijks stilzwijgend verlengd.

Artikel 8.
Aanvragen voor het huren van een tuin worden ingediend bij de secretaris van de Afdeling Volkstuinen. De toewijzing van tuinen geschiedt in volgorde van ontvangst van de aanvragen. Een huurder kan maximaal 300 m² tuin huren.

Artikel 9.
Bij toewijzing van een volkstuin wordt de huurder een exemplaar van het huishoudelijk reglement en van de tuinregels verstrekt c.q. per e-mail toegezonden.

Artikel 10.
Indien een huurder de tuin wil opzeggen, dient dit vóór 1 november schriftelijk te worden gedaan bij de secretaris van de Afdeling Volkstuinen. Indien de huur niet tijdig is opgezegd, zal het huurbedrag voor het nieuwe jaar moeten worden betaald. Beplantingen blijven tot 1 februari van het volgende jaar eigendom van de voormalige huurder.

Artikel 11.
Na opzegging van de huur dient de volkstuin schoon te worden opgeleverd; alle afval en opstallen dienen te worden verwijderd. Indien de huurder in gebreke blijft, kan het bestuur op kosten van de huurder overgaan tot het laten verwijderen van afval en opstallen.

Artikel 12.
Een huurder is verplicht jaarlijks huur te betalen. De algemene vergadering stelt, op voorstel van het bestuur, het huurbedrag vast. Dit besluit wordt voor goedkeuring voorgelegd aan het algemeen bestuur van de Buurtvereniging “Ons Belang”. Indien de huur per 1 maart niet is betaald, vervalt met onmiddellijke ingang het recht van de huurder op de tuin.

Artikel 13.
Huurders moeten zich houden aan de in het huishoudelijk reglement gestelde voorwaarden. Een huurder, die handelt in strijd met het huishoudelijk reglement, kan door het bestuur met onmiddellijke ingang de huur worden opgezegd.

Artikel 14.
Huurders dienen hun tuin, de tuinpaden en de laan- en slootkanten ordelijk en in goede staat te houden. Het bestuur zal bij geconstateerde nalatigheid met de huurder overleggen.
Huurders van een tuin die grenst aan de middensloot of de omringende sloten, worden verzocht het betreffende slootgedeelte schoon te houden van waterplanten. Indien het schoonmaken niet helemaal goed lukt, kan worden overlegd met het bestuurslid technische zaken.
Van de huurder wordt verwacht gedurende het seizoen regelmatig op de tuin aanwezig te zijn. (een aantal uren per week).

Artikel 15.
Het bestuur houdt toezicht op de tuinen en controleert deze regelmatig, herstelt technische gebreken, houdt lanen en niet-verhuurde tuinen in goede staat en organiseert gemeenschappelijke werkzaamheden.

Artikel 16.
Een huurder, die van mening is dat ten onrechte de huur is opgezegd, kan schriftelijk in beroep gaan bij het algemeen bestuur van de Buurtvereniging “Ons Belang”. Binnen drie weken na ontvangst van het beroep zal dit bestuur, na huurder en volkstuinbestuur te hebben gehoord, schriftelijk uitspraak doen. Deze uitspraak is bindend.

Artikel 17.
Verblijf op het volkstuincomplex (inclusief eventueel gebruik van (tuin)gereedschap van de huurder zelf, van de vereniging dan wel van derden) is geheel voor eigen risico. Het bestuur, noch de bestuursleden persoonlijk, kunnen aansprakelijk worden gesteld voor schade ontstaan door of verband houdende met het verblijf op de volkstuin.

Artikel 18.
Kinderen van huurders worden op de volkstuinen alleen toegelaten onder begeleiding van hun ouders.

Taken bestuur

Artikel 19.
De voorzitter onderhoudt externe contacten en die met het algemeen bestuur van de Buurtvereniging “Ons Belang”. Hij coördineert de gang van zaken binnen het bestuur en leidt de vergaderingen. Bij staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

De secretaris verzorgt de uitnodigingen, notulen en verslagen van bestuursvergaderingen en van de algemene vergadering, maakt een jaarverslag en houdt het archief bij. Daarnaast houdt hij/zij de lijst van huurders bij en zorgt ervoor dat het huishoudelijk reglement en de tuinregels aan nieuwe huurders worden overhandigd. Toewijzing van tuinen en introductie van nieuwe huurders zijn eveneens taken van de secretaris.
De secretaris is waarnemend voorzitter bij diens afwezigheid en begeleidt de bestuursleden.

De penningmeester int tuinhuur, zorgt voor betalingen¸ houdt de financiële administratie bij, maakt het financieel jaarverslag en een begroting. Uitgaven door de penningmeester dienen conform de jaarlijkse begroting te zijn. Bij overschrijding van begrote bedragen is vooraf toestemming van het bestuur vereist. De penningmeester is verplicht per 31 december het boekjaar af te sluiten. De boeken dienen vergezeld te zijn van alle noodzakelijke stukken. Boekhouding en stukken zullen jaarlijks worden gecontroleerd door de kascontrolecommissie. Het financieel jaarverslag wordt aan het algemeen bestuur van de Buurtvereniging “Ons Belang” toegezonden.

De bestuursleden hebben het dagelijks contact met de aanwezige tuinders en zijn de vraagbaak voor deze.
Specifieke taken:
Bestuurslid sociale zaken, waarbij inbegrepen steun en toeverlaat voor tuinders welke door privéomstandigheden tijdelijk geen werkzaamheden op de tuin kunnen verrichten.
Bestuurslid technische zaken, waarbij inbegrepen steun en toeverlaat voor tuinders welke door privéomstandigheden tijdelijk geen werkzaamheden op de tuin kunnen verrichten.

Het verdient aanbeveling dat bestuursleden ook op werkdagen op het volkstuinencomplex af en toe aanwezig kunnen zijn.

Geldmiddelen

Artikel 20.
De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit:

  1. huuropbrengsten
  2. donaties
  3. andere inkomsten (bijv. rente banksaldo, verkoop tuinbenodigdheden en producten, toevallige baten)

Kascontrolecommissie

Artikel 21.
De algemene vergadering benoemt uit haar midden een kascontrolecommissie bestaande uit twee leden en een reserve lid. Deze leden mogen geen bestuurslid zijn. Jaarlijks treedt één van de leden van deze commissie af en is niet terstond herkiesbaar

Artikel 22.
De kascontrolecommissie controleert jaarlijks boekhouding en stukken. Zij doet verslag van haar bevindingen in de eerstvolgende algemene vergadering en kan voorstellen de penningmeester decharge te verlenen voor het gevoerde beleid.

Tuinregels

Artikel 23.
Huurders hebben, binnen de kaders van de wet en van de reglementen van de vereniging, een zo groot mogelijke vrijheid bij inrichting en gebruik van de tuin.

Artikel 24.
Voor het gebruik van een volkstuin gelden een aantal bindende tuinregels qua inrichting, teelt en onderhoud.

Jaarlijks worden deze vastgesteld door de algemene vergadering en schriftelijk bekend gemaakt aan alle huurders.

Wijzigingen huishoudelijk reglement

Artikel 25.
Het huishoudelijke reglement kan worden veranderd op voorstel van het bestuur of van tenminste 5 huurders.

Wijzigingen worden voorgesteld aan de algemene vergadering en besproken. Het reglement wordt aangenomen bij meerderheid van stemmen. Het algemeen bestuur van de Buurtvereniging “Ons Belang” dient met de wijzigingen van het reglement in te stemmen en deze goed te keuren.

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering van de Afdeling Volkstuinen van de Buurtvereniging “Ons Belang” te Haren 02/2015.